SUPS: ovvero, a scuola di divertimento

SUPS: ovvero, a scuola di divertimento.  BUDAPEST 01 – 04/02/2018

 

Mi chiamo Haki e sono il tesoriere di AEGEE-UDINE e da quest’anno anche il Main Organizer della Summer University. All’inizio di febbraio ho partecipato per la prima volta a una SUPS (Summer University Project School), ovvero un training fatto da membri esperti di AEGEE, durante il quale le persone che partecipano vengono istruite sul come si organizza un evento, in particolare la Summer University. L’obiettivo da raggiungere in questo tipo di corsi è istruire i prossimi “Main Organizer” in modo da conoscere tutti i trucchi del mestiere e come comportarsi in situazioni specifiche, nonché molti esempi di come superare con successo le difficoltà che man mano si incontrano.

 

Viaggio e Pre-Evento

Come ogni avventura in AEGEE, tutto inizia con l’“application”, simile a una motivation letter. Una volta accettato, pagato la fee e preso i biglietti dell’autobus, si parte! (Ringrazio Flixbus che non sapevo avesse autobus che vengono e partono da Udine diretti a Budapest J). In quelle 10 ore di autobus, oltre a scambiare qualche parola con una ragazza che faceva il mio stesso tragitto, ho dormito (e molto probabilmente russato) per la maggior parte del tempo. Fun-fact, 30 minuti prima di arrivare a Budapest mi sono accorto che nel sedile affianco a me dormiva un altro partecipante della SUPS XD. Inutile dire che con lui ho legato subito, dato che anche lui era tesoriere e main organizer della propria SU come me (di Lubjana). Arrivati alla stazione delle corriere di Budapest ci hanno riservato il trattamento da VIP, visto che hanno mandato la mitica Tekla a guidarci fino all’ostello in cui dovevamo dormire. Preso la chiave della stanza, incontriamo alcuni dei futuri Main Organizers che, come me, avevano scritto in faccia “speriamo di imparare qualcosa di importante perché sono nel panico!”. Una volta fatto un bel gruppetto, visto che mancava ancora qualche ora all’inizio della welcoming, siamo andati in centro cercando di beccare in tempo un city tour offerto ai clienti dell’ostello. Ovviamente lo abbiamo perso, ma essendo Aegeeans ci siamo arrangiati da soli. Molto bella la città. Mi ha stupito in positivo, pensavo fosse leggermente diversa. È molto originale e sono rimasto sorpreso dall’architettura e dai monumenti storici (tipo il Fisherman Bastion). A chi non ha ancora visitato Budapest, la consiglio vivamente. Oltre ad essere “cheap” nei prezzi e piena di vita notturna, è molto interessante dal punto di vista artistico e storico.

 

4 giorni di Training: Day vs Night 😉

Finiti I vari city tour esplorativi si torna in ostello, e qui gli organizers ci radunano stile contadino con le pecore e ci guidano fino ad una sede dell’università di Budapest in cui si sono tenute tutte le session di questa SUPS. Molto bello l’edificio, e a confronto con quelli di Udine, profuma e si vede che è un’università. Entrati in una classe, abbiamo fatto un giro di presentazioni.  Eravamo un bel mix di nazionalità diverse. Io Italiano(!?), ragazze dalle Russia, Estonia, Olanda e altri ancora dalla Germania, Belgio, Azerbaijan, Slovenia e Repubblica Ceca. Quasi tutti Main Organizers di quest’anno. L’unica cosa brutta è che quasi nessuno riuscirà ad andare alla SU di qualcun altro, tutto per colpa di vari problemi logistici (anche se la voglia non mancherebbe). Iniziamo subito con la presentazione del progetto Summer University e in cosa esso consiste.

Le session sono state tante, su argomenti diversi e interessanti: fin dal primo giorno il mio bagaglio di informazioni è aumentato e non avrei potuto chiedere di meglio.

Quella sera avevamo serata libera. Dopo il dovere, c’è il piacere. Siamo andati in centro ad assaporare la vita notturna di Budapest, e anche ad assaporare un po’ di birra ed Unicum ;). Molto movimentata la sera lì, e diciamo che sono stato stalkerato per un po’ da una prostituta, ma il tutto si è risolto dopo che ho trovato la via dell’ostello. Il secondo giorno è stato quello più intenso e difficile, però dal punto di vista dei contenuti anche quello più soddisfacente e quello che mi aiuterà maggiormente nell’organizzazione della mia SU e di altri eventi in generale che organizzerò. Di mattina ci siamo focalizzati sul tema della comunicazione e delle collaborazioni in un evento, e con un approfondimento su come tenere una session e varie tecniche da usare per superare la paura di parlare davanti ad un pubblico di persone sconosciute. Prima del pranzo abbiamo parlato anche di Team management e Fundraising, che sono fondamentali per l’organizzazione efficiente di un evento, qualsiasi esso sia (ovviamente anche fuori da AEGEE). Ho avuto l’occasione di pensare agli errori che ho fatto quando in passato ho lavorato con altre persone, e a come avrei agito diversamente se avessi appreso queste soft skills tempo fa. Sarebbe riduttivo dire che avrei litigato molto meno! Dopo pranzo, ci siamo indirizzati su cose un po’ più specifiche per una SU (Summer University): ad esempio come fare l’incoming responsible e come gestire i partecipanti di una SU. Devo dire che la parte di incoming responsible un po’ la conoscevo già avendo visto una mia amica farlo nel 2017, però questa session mi ha fatto rendere conto di una cosa: l’incoming responsible è la prima figura con cui i partecipanti si affacciano durante le varie procedure di applicazione all’evento, ed è un po’ come una figura “santa”; è essenziale che la persona che ricopre questo ruolo sia di tatto e faccia bene il suo lavoro, non abbandonando mai i partecipanti e aiutandoli rispondendo a tutti i loro dubbi. La prima impressione è data proprio da questa figura, il che mi ha fatto riconsiderare la sua importanza. Quella della gestione dei partecipanti è stata una session che mi ha stupito, proprio perché pensavo fosse più facile da gestire. Qui ho imparato che ci saranno vari tipi di partecipanti, e di varie problematiche che potrebbero presentarsi e di come risolverle / gestirle. Una volta finita la giornata di training, durante la cena i trainers ci dividevano in gruppi a cui era assegnato un trainer. In queste cene di gruppo, noi partecipanti davamo feedback ai trainers su come stavano andando, cosa si poteva migliorare, cosa è piaciuto, cosa si è odiato. Questo è un ottimo metodo per migliorare anche i nostri training futuri. Di sera, finalmente, c’è stato l’attesissimo Pub Crawl. Ovviamente ci siamo divertiti da pazzi, e l’ambiente di Budapest aumentava le emozioni di brutto. Abbiamo visitato numerosi Pub in cui facevamo vari giochi, tipo il mimo con lo shottino di vodka in bocca, il gioco della conta ma ad ogni numero che finisce o è multiplo di sette o si deve dire boom (punizione, BEREEEEEE) e anche verità o penitenza. Oltre a divertirci stando assieme, durante questi giochi anche se sembrano stupidi, ci si conosce meglio e si capisce che tipo di persone si ha di fianco. Il terzo ed ultimo giorno di sessions è stato duro fin all’inizio, colpa del pub crawl del giorno prima, ma dopo qualche litro di caffè il sottoscritto si è ripreso. Gli argomenti toccati sono stati il budget e la logistica, i quali erano gli argomenti probabilmente meno interessanti perché possono essere abbastanza intuitivi, ma è comunque bene sapere come affrontarli nel modo giusto da persone che ne hanno già avuto a che fare. Il pezzo forte della giornata è stato però il pomeriggio, in cui siamo stati divisi in 4 gruppi, ed ogni gruppo doveva organizzare una SUMMER UNIVERSITY ipotetica. Ogni persona del gruppo aveva un ruolo specifico e doveva svolgere i suoi compiti in un determinato tempo. I vari trainers facevano da ipotetiche istituzioni, tipo università / comune, da aziende e da partecipanti potenziali che chiedevano informazioni. Come esperienza è stata un po’ traumatica, visto che nel mio gruppo io ero il membro più rilassato nonostante gli altri membri fossero agitati per colpa delle deadlines strette che i trainers ci davano. E’ stata una bella impresa, soprattutto dopo che alla fine quando abbiamo discusso su come siamo andati, i trainers hanno detto che abbiamo fatto un ottimo lavoro J. Io rilassato lo ero comunque, ma i miei compagni di gruppo erano in fase di “tranquillizzazione” dopo lo stress inaspettato. Durante la cena, c’è stata la solita evaluation, ma quello che è venuto dopo è stato forse il piatto forte di tutto l’evento.

Ogni gruppo doveva presentare la Summer ipotetica che aveva creato agli altri, portando con sé prodotti del proprio paese stile European Night ;). Le risate non sono mancate, ed in questo caso neanche l’alcool J. In qualche modo siamo riusciti a finire tutto, e siamo andati in giro per Budapest per un’ultima seratona in centro, passata alla grande e finita (per me almeno) alle 6 e 30 del mattino. L’ultimo giorno, il più traumatico emozionalmente, è stato il giorno degli arrivederci a tutti quanti. Dopo un’altra giornata passata insieme, alle 18 il sottoscritto aveva una corriera da prendere, però questa volta avevo qualcosa da fare prima di dormire. Leggere le classiche lettere dentro una busta col mio nome, in cui ho trovato messaggi rincuoranti e dolci da parte di gente a cui sono stato simpatico e che vorrei rivedere in futuro. La fine è la parte più dura degli eventi AEGEE, ma è anche quella più soddisfacente, perchè sai che hai lasciato il segno a qualcuno – non parlo necessariamente del punto di vista romantico, ma anche dal punto di vista umano / personale).

 

Conclusione

SUPS, evento a cui partecipare o no?! Vi do la mia sincera opinione. Come ho detto all’inizio questo è un evento molto specializzato e tecnico e se non si è interessati agli argomenti trattati (organizzazione di eventi e in particolare di una summer university) come evento lo sconsiglierei, per chi invece in cerca svago o di staccare la spina per un po’ (per quello ci sono altri eventi, soprattutto la Summer University). Nel mio racconto ci sono degli aneddoti di festa, ma questo è perché io per queste cose ho la batteria infinita. Per chi è abituato ad una vita un po’ meno movimentata è dura. Non che per me sia stata facile comunque, mi è servito tanto caffè ;). Per chi è invece interessato all’organizzazione di Summer University o di eventi in generale direi che è un MUST. Si imparano tantissime cose, e soprattutto non si rimane totalmente spiazzati quando ci si trova davanti a situazioni particolari da dover risolvere. Un altro pro è che a questi eventi si conosce gente molto più esperta in AEGEE e anche in altri ambiti (lavorativo per esempio), il che potrebbe motivare qualcuno ad impegnarsi di più ;).

Questo è tutto da parte mia, ora non aspetto altro che andare all’Agorà a Krakow e ritrovare le mie vecchie conoscenze J. See you somewhere in Europe, or in Udine!

Haki Dine, Tesoriere di AEGEE-UDINE e Main Organizer della Summer University 2018 AEGEE-UDINE & AEGEE-BRESCIA “Adrenalpine: Spritz your Soul or Pirlo yourself!!!”